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Mise en place de l'application " AZOTE "

 

 

 

Le cadre du projet AZOTE

Dans le cadre du regroupement des services de son siège sur le site de Villejuif, LCL a souhaité équiper ses différentes unités d’une solution de dématérialisation et de stockage de documents à travers une Gestion Electronique de Documents (GED).

LCL a la volonté de substituer la gestion actuelle des documents papier par une gestion centralisée de documents numériques à travers une organisation GED. De plus, LCL souhaite intégrer un système de Workflow de documents dans le but de guider ses activités.

L’objectif est de définir un socle commun que LCL pourra étendre aux différentes unités qui vont intégrer le site de Villejuif.

Le projet AZOTE (Archivage Zéro Papier Traitement Electronique) est né de ce besoin :

Ce projet porte sur l’intégration de la solution au sein des 3 Directions pilotes du LCL :
  • La DF Réglement (Direction Financière- Partie Réglements)
  • La DIL GPI (Direction de l’Immobilier et de la Logistique – Gestion du Patrimoine Immobilier)
  • La RH CGAP (Ressources Humaines-Gestion des paies).

 


 


 Les objectifs du projet

  • Eliminer le stockage de documents papier en favorisant le stockage au format électronique
  • Améliorer l’efficacité des services en réduisant les tâches de classement recherche, archivage
  • Distribuer et guider les activités par un Workflow documentaire
  • Favoriser le partage et les échanges entre directions.

La mise en œuvre

La solution mise en place est une application J2EE qui fonctionne sur une ferme de serveurs JBOSS.

L’application repose sur le produit GED / Workflow « Case 360 » de Global 360 (éditeur partenaire de RS2i depuis plus de 10 ans), couplée à une base de données Oracle.


Description des différentes étapes du processus d’intégration et de gestion des documents entrants

 Dématérialisation des flux entrants :

  • Flux courriers simples, flux factures
  • Identification et pré-indexation des documents (lecture codes à barre, reconnaissance automatique via OCR, saisie manuelle)
  • Export des images (format TIFF) et des métadonnées (XML) liées à chaque document dématérialisé.

Contrôle qualité sur les différents flux entrants et intégration dans la GED/Workflow des documents validés :

  • Stockage des documents pour classement (création de nouveaux dossiers ou rattachement automatique si dossier déjà existant)
  • Stockage des documents pour traitement et déclenchement automatique des procédures Workflow.

Déversement automatique des nouveaux documents dans les corbeilles de traitement des gestionnaires :

  • Création d’une nouvelle procédure Workflow
  • Gestion et rapprochement des pièces attendues.

Traitement des dossiers par les gestionnaires :

  • Gestion des statuts du dossier.
  • Ajout de pièces complémentaires
  • Mise en attente d’une pièce
  • Mise en sommeil d’une pièce
  • Processus de validation
  • Génération de nouveaux courriers à partir de modèles
  • Envoi de mails. Duplication de dossier
  • Communication interne avec les autres directions du LCL
  • Historisation de toutes les actions sur un dossier.

Les résultats obtenus

Centralisation et sécurisation de l’information documentaire

Homogénéisation des procédures de traitement des dossiers

Optimisation des opérations de recherche, de classement et d’accès à l’information

Amélioration du pilotage et du suivi de l’activité par l’encadrement grâce à des outils de supervision et de statistiques

Réduction du stockage papier des dossiers.


Caractéristiques techniques

GED/Workflow : Case360 de Global 360

Numérisation : externalisée

Serveur d'application : JBOSS

Interface : Java/J2EE

Serveurs : LINUX

SGBD : Oracle