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INA

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Un Workflow pour gérer les commandes d'archives audiovisuelles.

 

 

 

Le cadre du projet

Dans le cadre de son projet de numérisation des archives, le Département Droits et Archives de l'Institut National de l'Audiovisuel (INA) a lancé un appel d'offre public pour se doter d'un outil de gestion des processus de travail (Workflow) afin d'optimiser la coordination de l'ensemble des activités liées aux commandes des clients.

Les activités liées aux commandes incluent notamment les activités techniques de numérisation des extraits commandés, puisque l'INA a choisi de numériser ses archives au cas par cas à l'occasion du traitement des commandes de ses clients.


 


 Les objectifs du projet

  • Améliorer l'efficacité du processus de traitement des commandes, ce processus impliquant la coordination de plusieurs services ainsi que des échanges importants entre différentes applications
  • Permettre à l’Institut National de l'Audiovisuel d’assurer, à l’occasion des commandes clients, la numérisation de volumes conséquents d’archives audiovisuelles, en assurant à la fois un bon niveau de service à ses clients et la bonne qualité du traitement réalisé
  • Mettre à la disposition des collaborateurs des méthodes de recherche et de sélection des extraits audiovisuels plus efficaces.

La mise en œuvre

La première application Workflow mise en place par RS2i permet, à partir d’une commande d’extrait d’émission, d’automatiser l’enchaînement des traitements et de suivre les différentes étapes du processus de commande, remplaçant au passage des cabines de visionnage particulièrement onéreuses par des PC.

Cette application, fonctionnant en mode web, véhicule les demandes des clients et des commerciaux vers les documentalistes qui, après recherche, envoient aux techniciens les instructions de numérisation des supports originaux. Le logiciel se charge de planifier les tâches et d’estimer le temps nécessaire à ces opérations. Parallèlement, les informations caractérisant les extraits sélectionnés sont automatiquement transmises au service juridique, chargé d’analyser les ayants-droit.

L’équipe projet a très vite été confrontée à un problème de communication entre les différents logiciels, sur la chaîne de traitements. Cette problématique a été résolue par la mise en place d’un bus d’échange des données, associé à des services applicatifs mis à disposition par les différents logiciels.

L’utilisation de ce bus est aujourd’hui généralisée à l’ensemble du traitement transverse de l’Institut. Au vu du succès de cette première application, les outils ont été généralisés à l’ensemble des processus de traitement portant tant sur les archives vidéo que sur les archives radio.

Suite à la numérisation d’une partie importante du fond d’archives, les processus ont été adaptés à la manipulation des objets numériques.


Les résultats obtenus

L’application permet à l’Institut National de l’Audiovisuel de répondre à ses objectifs aussi bien qualitatifs que quantitatifs

L’application a reçu l’adhésion de l’ensemble des acteurs impliqués dans les processus de gestion des commandes clients

Les temps de mise à disposition des extraits aux clients ont été significativement réduits

A tout moment il est possible de suivre l’état exact d’une commande, ainsi que le statut des différents extraits concernés par la commande

Les outils et les méthodes mis en place à l’occasion de ce projet ont été étendus vers l’ensemble du service des archives et permettent à l’INA de mettre à disposition de nombreux documents en ligne sur ina.fr.


Caractéristiques Techniques

Serveurs :Windows 2000, HP-UX

SGBD : Oracle

Outils de développement : Java, Corba, ASPX, Netscape Enterprise Server

Nombre d’utilisateurs : 200