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AG2R LA MONDIALE

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Mise en place d'une chaîne de dématérialisation des documents et de gestion des dossiers électroniques.

 

 

 

Le cadre du projet

ISICA, caisse de retraite dans le secteur agro-alimentaire, a fait appel à RS2i dès 1998 pour la mise en place de son système de gestion de dossiers électroniques et de Workflow. Suite au regroupement d’AG2R et d’ISICA en 2005, AG2R a décidé de généraliser l’application de GED/Workflow d’ISICA à l’ensemble des sites du groupe.

Pour que les sites distants (Paris, Chartres, Rennes, etc.) puissent accéder facilement au référentiel documentaire centralisé du groupe, il fallait mettre en place une solution légère et flexible basée sur un client WEB.

Le groupe a fait confiance à RS2i pour assurer cette évolution.


  


Les objectifs du projet

  • Consultation rapide des documents par les gestionnaires d’AG2R
  • Contrôle de la gestion des documents, sécurisée et uniformisée
  • Réduction au minimum de la consultation des dossiers sous forme papier (fastidieuse, longue)
  • Accés pour les outils informatiques existants à la possibilité de consulter les dossiers numérisés relatifs aux entreprises et aux particuliers.

Les ambitions du nouveau système impliquent d’étendre la gestion dématérialisée à un ensemble de documents beaucoup plus vaste que le corpus restreint d’origine. Cette extension a imposer l’implémentation d’un système de gestion des plans de classement souple et évolutif.

Aujourd’hui, la nouvelle application gère tout type de documents, répertoriés dans différents dossiers (dossier individuel, gestion de l’individu, dossier réclamations, suivi des salariés, etc.).

Pour que les gestionnaires puissent consulter l’ensemble de ces documents, RS2i a développé une application de consultation et de recherche basée sur les outils Global 360.

Le plan de classement, modulable et dynamique, permet l’intégration de nouvelles classes de documents en fonction des besoins du client.

La mise en œuvre

La mise en place de ce projet GED/Workflow/BPM a impliqué au préalable une étude des flux d’informations des applications actuelles et futures. 

Les différentes étapes :

  • Intégration des logiciels Open Image (Eastman Software) et TIBCO-Staffware
  • Développement des briques logicielles nécessaires à la réalisation d’une chaîne complète, depuis l’acquisition (numérisation) du courrier jusqu’à l’archivage en intégrant les différentes procédures de l’entreprise
  • Automatisation de l'interface entre les deux produits retenus pour le projet
  • Développement d'un " explorateur " GED/Workflow/BPM permettant aux différents utilisateurs du système de consulter les différentes corbeilles du Workflow/BPM, d’indexer les documents, de réorganiser le contenu des documents, d’annoter les fichiers numérisés et d'interroger les documents archivés
  • Classement automatique des documents dans un plan de classement modulable
  • Développement d'un poste de travail optimisé pour la saisie en masse des formulaires dans un applicatif du système central
  • Sélection automatique des documents à saisir (technologie Push), synchronisation automatique avec le site central (HLLAPI), fonction zoom prédéfinie pour améliorer la qualité de lecture à l'écran.

Les possibilités pour le gestionnaire

  • Afficher les pages d’un document scanné à l’aide de fonctions de zoom (avant, arrière), rotation du document
  • Afficher les informations d’un client ou d’un document
  • Rechercher des documents à partir de critères simples ou multiples
  • Agencer les documents (déplacements de pages d’un document à l’autre, ajout d’annotation, suppression de documents ou de pages,etc.)
  • Absorber les montées en charge : un document est disponible, quelque soit son site de stockage
  • Optimiser la collaboration : des utilisateurs, géographiquement éloignés, peuvent ainsi visualiser et intervenir sur un même document.

Caractéristiques techniques

  • GED : Global 360
  • Worflow : Tibco-Staffware
  • Serveurs : Windows NT Workstation
  • SGBD : SQL Server